Vorteile

Seitens des Rechnungsempfängers (Ihr Kunde) haben Sammelrechnungen den Vorteil, dass er nur eine Rech­nung erhält und sich somit alle Folgeprozesse (Freigabe-Workflow, Verrechnung Buchhaltung, Überweisung Rechnungsbetrag, etc.) vereinfachen, da nicht mühsam diverse Belege einzeln abgewickelt werden müssen.

Auch bei der internen Abwicklung kann durch die Sammelrechnung Zeit und Geld gespart werden, weil nur ein Rechnungsbeleg gedruckt und verschickt werden muss und auch nur ein Rechnungsposten entsteht, der intern abzuwickeln (Zahlung/Skonto verbuchen, Mahnung erstellen, etc.) ist.

Einrichtung Sammelrechnung

Damit gebuchte Lieferungen aus unterschiedlichen Aufträgen zu einer Sammelrechnung zusammengefasst wer­den können, muss die Option „Sammelrechnung“ bei dem jeweiligen Debitor aktiviert werden. Die Option „Sammelrechnung“ lässt sich auf dem Inforegister „Lieferung“ der Debitorenkarte aktivieren.

Die Information, ob ein Debitor die Sammelrechnungsfunktion nutzen darf, wird bei Anlage eines neuen Verk­aufsangebots oder –auftrags dann von dem Debitor in den jeweiligen Beleg übertragen.

Ein manuelles Ändern dieses Merkmals innerhalb des Belegs ist in Dynamics NAV nicht möglich, da das Feld „Sammelrechnung“ nur als Hintergrundinformation dem ERP-Anwender, der den Beleg erfasst, zur Verfügung steht. Somit ist es auch nicht möglich, das Merkmal nachträglich in einem be­reits angelegten Verkaufsangebot oder -auftrag zu aktivieren, wenn zum Zeitpunkt der Anlage des Beleges der Debitor noch nicht für die Sammelrechnung freigeschaltet war.

Prozessablauf Sammelrechnung

Für einen Debitor sind mehrere offene Aufträge im Auftragsbestand, bei denen bereits die Lieferung durch­ge­führt wurde. Damit nun nicht für jeden Auftrag eine einzelne Rechnung erstellt wird, muss über den Funktions­aufruf „Sammelrechnung“ (➤ Abteilungen – Finanzmanagement – Debitoren), der Sammelrechnungslauf auf­ge­rufen werden.

Hier hat der Anwender die folgenden Einstellungsmöglichkeiten bzw. Optionen:

  • Buchungsdatum – Hier wird das Buchungsdatum der Sammelrechnung festgelegt.
  • Belegdatum – Hier wird das Belegdatum für die Sammelrechnung festgelegt.
  • Rechnungsrab. berechnen – Legt fest, ob im Zuge der Sammelrechnungserstellung der Rechnungsrabatt automatisch berechnet werden soll.
  • Rechnung buchen – Legt fest, ob die angelegten Sammelrechnungen auch direkt gebucht werden sollen. Ist das Merkmal nicht aktiv, so werden die Sammelrechnungen angelegt, aber noch nicht gebucht. So hat der Anwender noch die Möglichkeit, diese ggf. zu prüfen und zu korrigieren.
  • Nur Std.-Zahlungsbedingungen – Bei einem Debitor kann eine Standard-Zahlungsbedingung auf der Debitorenkarte hinterlegt werden. Sollte in einem Verkaufsauftrag eine abweichende Zahlungsbedingung hinterlegt sein, so kann dieser Verkaufsauftrag von der Sammelrechnungserstellung ausgeschlossen werden.
  • Textzeilen kopieren – Sofern manuell eingefügte Textzeilen in den Verkaufslieferzeilen enthalten sind, werden diese übernommen, sofern das Merkmal aktiv ist. Standardtextcode oder Textbausteine werden immer übernommen.

Neben den zuvor genannten Einstellmöglichkeiten bzw. Optionen, hat der Anwender noch die folgenden zwei verschiedenen Möglichkeiten, eine Filterung zu nutzen, die natürlich kombinierbar sind:

  • Verkaufsauftrag – Es kann auf alle Felder im Verkaufsauftrag (Kopfdaten) gefiltert werden. Anwendungsfall: Es sollen nur für einen bestimmten Debitor Sammelrechnungen erstellt werden. Zum Beispiel nur für den Debitor mit der Nr. 1234656.
  • Geb. Verkaufslieferung – Es kann auf alle Felder in den gebuchten Verkaufslieferungen (Kopfdaten) gefiltert werden. Anwendungsfall: Es sollen nur geb. Verkaufslieferungen bis zu einem gewissen Buchungsdatum be­rücksichtigt werden. Zum Beispiel bis zu dem Buchungsdatum ..05.07.2017.

Über die Schaltfläche „OK“ wird der Sammelrechnungslauf angestoßen. Ist die Erstellung der Sammelrechnung durchgeführt worden, so gibt Dynamics NAV die Information aus, wie viele Rechnungen erstellt worden sind.

Je nach Einstellung wurden die Rechnungen nur erstellt oder auch direkt gebucht.

Damit der Anwender, als auch der Kunde, später erkennen kann, welche Lieferungen alle Teil dieser Sammel­rechnung sind, wird über die jeweiligen Rechnungspositionen eine Textzeile mit der jeweiligen Liefer­schein­nr. eingefügt.

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