Benutzerdefinierter E-Mail-Text

In diesem Blog-Beitrag werden wir die Verwendung eines individuellen E-Mail-Textes erläutern und beispielhaft einen individuellen E-Mail-Text generell für alle gebuchten Rechnungen und einen individuellen E-Mail-Text speziell für einen Kunden hinterlegen.

Berichtsauswahl aufrufen

Um einen vorgefertigten E-Mail-Text für eine gebuchte Rechnung auszuwählen, navigieren wir zur „Berichts­aus­wahl - Vertrieb“.

Hier kann dann für die Verkaufsrechnung, sobald der Haken unter „Für E-Mail-Text verwenden“ gesetzt wurde, ein E-Mail-Text unter „Layout-Beschreibung E-Mail-Text“ hinterlegt werden. Wir wählen „Default - Email Body“ aus.

Die Liste der benutzerdefinierten Berichtslayouts zeigt bereits im Auslieferungszustand von Dynamics NAV einige Einträge an. Es lassen sich aber auch die bestehenden Berichtslayouts ändern und auch komplett neue Berichtslayouts erstellen. Wie das im Detail geht, haben wir im Blog-Beitrag „ERP-Belege in Microsoft Word erstellen“ veranschaulicht und gehen deshalb an dieser Stelle nicht weiter darauf ein.

Per E-Mail senden

Mit dem Hinterlegen einer Layout-Beschreibung für den E-Mail-Text für Verkaufsrechnungen ist die Einrichtung auch schon abgeschlossen. Im nächsten Schritt testen wir, ob beim Aufrufen der Aktion „Per E-Mail senden“, der hinterlegte E-Mail-Text verwendet wird.

Es öffnet sich das Dialogfenster „E-Mail senden“.

Im Dialogfenster „E-Mail senden“ ist zu erkennen, dass die zuvor, für Verkaufsrechnungen hinterlegte Layout-Beschreibung für E-Mail-Text „Default - Email Body“ verwendet wurde (rot markiert).

Der ERP-Anwender kann aber an dieser Stelle immer noch alternativ einen eigenen Text verfassen, indem er „Benutzerdefinierte Nachricht“ wählt.

Sobald der ERP-Anwender auf „OK“ klickt, wird die E-Mail versendet.

Individueller E-Mail-Text pro Kunde und Lieferant

Zusätzlich können spezifische E-Mail-Texte für jeden Kunden/Debitoren oder Lieferanten/Kreditoren hin­ter­legt werden. Hierzu wird die Aktion „Dokumentlayouts“ auf der Debitoren- oder Kreditorenkarte aufgeru­fen.

Wie zuvor auch, können auch hier in der Berichtsauswahlübersicht benutzerdefinierte E-Mail-Texte in der Spalte „Layout-Beschreibung E-Mail-Text“ hinterlegt werden, sobald der Haken unter „Für E-Mail-Text verwenden“ ge­setzt wurde.

Versenden wir nun dieselbe Rechnung wie zuvor, ist zu erkennen, dass diesmal der speziell für den Kunden „Möbel-Meller KG“ hinterlegte E-Mail-Text verwendet wird (siehe nachfolgende Abbildung, rot markiert).

Durch die Verwendung der Dokumentenlayouts lassen sich somit individuelle E-Mail-Texte definieren, ohne dass Dienstleistungsaufwand durch Ihren Microsoft Partner entsteht.

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